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行政人员平时都需要做什么?

2019年01月12日 16:02来源:未知手机版

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及时提醒总裁办领导交代提醒的事情。

在约定时间内,及时提醒总裁领导提前交代提醒的事情,避免耽误事情。

作好工作笔记,记录总裁办领导交办的每项工作,并及时、高效地办理。

任何交办的工作都必须有回复。短时间可以完成的工作要及时回复结果。如果短信间内没有结果,要将工作进程阶段性进行汇报。

记录好总裁办领导交办各公司、各部门的工作。

将记录的各项交办工作通知总裁办领导,纳入日常督察督办当中。并按时询问工作进展情况,在规定时间内将结果汇报;对于各公司、部门久未完成的工作可提醒总裁办领导亲自进行询问、督察。

负责集团领导的酒店、饭店机票预定。

1、机票定购经济舱。机票不紧张的情况下,先预订座位,待出发前一天与领导确认行程后再出票。未能使用的机票,一年内可以改签,未改签使用的要在有效期内退票。

2、酒店预订。考虑领导办事地点的距离,参考建设、装修时间、顾客评价等,并征得领导同意,订好后,短信及时告知领导。

3、每年更新联系集团协议酒店。

4、根据领导要求,预订相关饭店,并短信及时告知领导。

5、定期更新美食名录。

负责总裁办仓库物品的保管。

1、负责总裁办仓库内葡萄酒、礼品等物资的购买、报销、管理、保洁。

2、做好出入库登记。

3、每季度与财务部进行盘点,出具盘点表,做到帐物相符。

4、不定期与良友海鲜沟通曾总存酒情况。

负责领导客人来青的接待酒店、饭店、机票的预定。

按照公司接待制度进行。

负责对外赠送礼品的采购

根据领导安排,进行礼品的采购工作。

每周晨会相关工作。

根据领导安排的晨会主持顺序制作晨会主持表,并将主持表通过邮箱发给各位主持人,在每周五提醒下周晨会主持人做好次周晨会主持的准备工作。

负责各公司每月通讯录和紧急通讯录的收取

1、每月25号提醒各公司统计紧急通讯录,并督促各公司于下月5日之前上交。3日内汇总发邮件至总裁办主任和副主任留存。

2、每月25日前提醒各公司提报次月本公司最新通讯录,更新集团本部通讯录,检查各公司通讯录,并将各公司通讯录与集团通讯录汇总,每月3日前将最新通讯录下发。

月度经营分析会相关工作。

1、月度经营分析会前采购会议当天所需茶歇用品,将各个会场的茶歇提前分好;

2、提前与酒店确认会场安排及沟通晚餐菜单;

3、提前申请与酒店结算的支票并领出;

4、将会议安排的相关信息及人力资源部安排好的会议座次以内部信息发布单的形式通知与会人员;

5、会议当天中午11:30到达会议现场,调试电话会议系统及视频会议系统,检查酒店桌签及会议的摆台;

6、大会结束后前往沟通晚宴地,提前检查菜品;

7、晚宴用餐人员到齐后,与酒店工作人员一起清点就餐人数,与会议室费用一并进行结算;

8、根据发票报销核销各项费用。

采买重要来宾咖啡等招待饮品。

每月月初根据上月用量采购本月所需,每次物品送到时,当面点清货物并结算。

共用办公打印、复印机的日常维护及帐务结算。

1、机器故障时,联系爱科特工作人员上门维修处理,并进行跟催;

2、每月根据送货单据留存与供货单位对账,并进行报销结算工作。

3、日常保洁、整理。

办公耗材的采买及结算。

1、备好日常办公用纸,碳粉等物品不足时及时催办供货单位送货;

2、每月根据送货单据留存与供货单位对账,并进行报销结算工作

大桶水及快递公司每月结算工作。

每月根据送货单据留存与供货单位对账,并进行报销结算工作

集团工作人员名片印制及结算工作。

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